Supervisión de la UIF a escribanías: qué exige la Resolución 61/2023 y qué documentación están pidiendo

Cuando un escribano piensa en “la UIF”, piensa en una inspección: alguien que golpea la puerta de la escribanía y pide ver los protocolos. Esa imagen es incompleta y, en la práctica, hace que muchas escribanías se preparen para el escenario menos probable.

La Resolución UIF N° 61/2023, que aprobó el Procedimiento de Supervisión Basado en Riesgo y derogó la Res. UIF N° 154/2018, dejó el punto explícito en sus considerandos: para las instituciones financieras la supervisión se ejecuta principalmente mediante inspecciones con determinada frecuencia, mientras que para las APNFD —los escribanos entre ellas— la herramienta supervisora principal es el monitoreo, con posibilidad de inspección. La única excepción son los casinos, que se inspeccionan con posibilidad de monitoreo.

La consecuencia práctica es sencilla: la escribanía está siendo observada de manera remota y permanente, aunque nunca haya recibido una visita.

Qué es el monitoreo y por qué importa más que la inspección

El monitoreo es un seguimiento continuo y a distancia. No requiere que la UIF se traslade ni que anticipe nada. Según la propia norma, permite detectar nuevos riesgos o comportamientos atípicos, verificar el cumplimiento de las medidas de debida diligencia del cliente y de la formulación de reportes sistemáticos, y observar a los sujetos obligados que sistemáticamente no cumplen esas obligaciones.

Traducido al día a día de un registro notarial: la UIF ve si presentaste reportes sistemáticos mensuales y si dejaste de presentarlos; ve si tu volumen declarado es coherente con la actividad de tu jurisdicción; y ve si respondés o no cuando te requieren información.

Hay otro cambio de la 61/2023 que conviene tener presente: se suprimieron los planes de regularización de la reglamentación anterior y se los reemplazó por acciones correctivas de cumplimiento, aplicadas con enfoque basado en riesgo, para corregir incumplimientos mayores o subsanar inobservancias menores. El margen para “ya lo vamos a ordenar” se achicó.

Qué se está pidiendo en la práctica

Más allá del texto, hay dos piezas que aparecen una y otra vez en los requerimientos y en las inspecciones a escribanías. Ninguna de las dos se resuelve la semana en que llega la notificación.

1. El listado de operaciones alcanzadas

Se pide un registro —en la práctica, una planilla— de todas las operaciones correspondientes a actividades específicas en el período bajo análisis. No alcanza con el índice del protocolo: lo que se busca es poder cruzar cada acto con su análisis de riesgo, su documentación y su reporte.

Un registro que resiste una revisión debería tener, como mínimo, una fila por operación y estas columnas:

• Número y año de escritura, fecha del acto
• Tipo de acto y encuadre como actividad específica
• Monto de la operación, moneda de origen, tipo de cambio y fecha de conversión
• Umbral en SMVM aplicable al semestre del acto y si la operación lo supera
• Intervinientes: apellido y nombre o denominación, CUIT/CUIL/DNI, rol y porcentaje de participación
• Condición de PEP y fecha de la declaración jurada
• Beneficiario final identificado, documento, porcentaje y criterio aplicado
• Origen y licitud de los fondos, con la documentación respaldatoria referenciada
• Forma de pago desagregada (efectivo, transferencia, cheque, crédito hipotecario, permuta, compensación)
• Calificación de riesgo del cliente y factores que la determinaron
• Screenings efectuados, con fecha y resultado
• Si generó reporte, con tipo, número de control y fecha
• Ubicación del legajo

Y una columna que suele olvidarse: las operaciones analizadas y no reportadas, con el fundamento de la decisión. Que una operación no se haya reportado no significa que no deba estar documentada. Un registro donde solo figuran los reportes enviados deja sin explicar todo lo demás, y esa ausencia se lee como falta de análisis.

2. Un manual que explique cómo se decide, no qué dice la norma

El artículo 8° de la Res. UIF 242/2023 exige que el manual de prevención de LA/FT contenga como mínimo las políticas, procedimientos y controles del artículo 7°, y que se revise cada dos años. La mayoría de los manuales que circulan cumplen la forma y fallan en el fondo: transcriben la resolución en vez de describir el procedimiento propio de la escribanía.

Los dos capítulos donde eso se nota de inmediato son la medición del riesgo y la identificación del beneficiario final.

Cómo se mide el riesgo. El manual tiene que decir qué factores se ponderan (cliente, tipo de acto, geografía, canal y modalidad de la operación), qué escala se usa para cada uno, cómo se combinan para llegar a una calificación de riesgo alto, medio o bajo, y dónde están los cortes entre categorías. También qué consecuencia operativa tiene cada nivel: qué documentación adicional se exige en riesgo alto, con qué frecuencia se actualiza el legajo, quién califica y quién aprueba una excepción. Esto debe ser consistente con el informe técnico de autoevaluación de riesgos del artículo 5°, que se remite antes del 30 de abril del año que corresponda, se actualiza cada dos años y cuya metodología se revisa cada cuatro.

Cómo se identifica al beneficiario final. El manual debe describir el circuito completo: la definición aplicable conforme la Res. UIF 112/2021, el procedimiento para recorrer la cadena de participaciones hasta llegar a una persona humana, qué documentación se solicita en cada tramo (instrumento constitutivo, actas, registro de acciones, declaraciones juradas), y qué se hace cuando la cadena no permite identificar a nadie por participación, supuesto en el que corresponde documentar el recurso al órgano de administración.

Conviene además prever los casos que efectivamente aparecen en un protocolo: fideicomisos, fundaciones y asociaciones civiles, sociedades constituidas en el exterior, sociedades con oferta pública, y desdoblamientos de dominio como el usufructo con reserva de nuda propiedad, donde la cuota de dominio corresponde íntegramente a los nudos propietarios.

La evaluación del sistema: revisión externa o auditoría del Colegio

El artículo 11 de la Res. 242/2023 exige que el escribano prevea, en su manual y en sus procesos, una revisión externa independiente que se pronuncie cada dos años sobre la calidad y efectividad de su Sistema de Prevención de LA/FT, a cargo de un revisor inscripto en el registro correspondiente, con comunicación electrónica a la UIF dentro de los 120 días corridos contados desde el vencimiento del plazo para enviar el informe técnico de autoevaluación.

Ahora bien, el segundo párrafo de ese mismo artículo abre una alternativa que muchos escribanos desconocen: puede prescindirse de la revisión externa independiente cuando el sujeto obligado acredite haber sido objeto de una auditoría realizada por el Colegio profesional de su jurisdicción que haya contemplado la evaluación del Sistema de Prevención de LA/FT. En ese caso se remite a la UIF el informe, pero sólo en lo concerniente al sistema preventivo examinado, y con la misma periodicidad.

En términos prácticos: si el Colegio de tu jurisdicción hizo una inspección de protocolo que incluyó la revisión del cumplimiento UIF, esa constancia sustituye la contratación de un revisor externo. Varios colegios gestionaron ante la UIF esta delegación y desarrollaron sus propias pautas y plataformas para instrumentarla, precisamente para evitar que cada escribano deba contratar un revisor por su cuenta.

• Si tuviste inspección del Colegio que abarcó la materia UIF, lo que corresponde es guardar y presentar esa constancia. No necesitás contratar un revisor externo.
• Si no la tuviste, el informe de revisión externa independiente corre por tu cuenta, salvo que tu Colegio haya habilitado una vía alternativa para el período.

En cualquiera de los dos casos, el resultado de la revisión debe incluir la identificación de las deficiencias detectadas, la descripción de las mejoras a aplicar y los plazos para implementarlas, y ser puesto en conocimiento del sujeto obligado. No es un sello: es un documento que después se contrasta contra lo que efectivamente se corrigió.

La carpeta que debería estar armada antes de que llegue el requerimiento

Una aclaración que conviene hacer, porque circula mucho material de compliance adaptado del sector financiero: la Res. 242/2023 no prevé la designación de un oficial de cumplimiento para el sector notarial. El artículo 2° inciso o) define como sujeto obligado al escribano público, y el artículo 9° establece que es el propio sujeto obligado quien debe capacitarse anualmente. La responsabilidad es personal e indelegable. Un escribano puede —y en la práctica suele— apoyarse en un asesor externo para operar el sistema, pero no existe una figura de oficial de cumplimiento designado que traslade la responsabilidad.

En síntesis

La 61/2023 no cambió qué tiene que hacer una escribanía. Cambió cuándo y cómo se lo van a revisar: de manera continua, remota, y sin aviso previo. La preparación que sirve no es la que se improvisa cuando llega la notificación, sino la que deja rastro documental mes a mes.

Fuentes normativas: Ley 25.246 y modificatorias (incl. Ley 27.739); Res. UIF 61/2023 (Procedimiento de Supervisión Basado en Riesgo); Res. UIF 242/2023 y modificatorias (Res. 56/2024 y 78/2025); Res. UIF 112/2021.